List Filter Online でフィルターを保存し、フィルター済みビューのリンクを共有する

はじめに

List Filter Online では、大きなリストから必要な少数の項目にすばやく絞り込めますが、4～5 個の条件からなるフィルターを毎朝作り直すのは面倒ですし、同僚に電話で説明するのも困難です。この Web パーツでは、コマンド ツールバーの Saved Filters (保存済みフィルター) メニューという 1 か所で、この両方の問題を解決できます。

• 現在のフィルターの組み合わせを名前付きのプリセットとして保存し、ワンクリックで再び適用できます。
• 開いたときに現在のフィルターが適用されるページへのリンクをコピーできます。
• 管理者は、さらに Web パーツが前回のフィルターを記憶し、次回の訪問時に復元するように設定できます。

この記事では、これらの各機能、保存されるデータの場所、およびそれが実際に何を意味するかを説明します。ページを使用するユーザー向けに書かれており、関連する管理者設定は専用のセクションでのみ触れています。

Saved Filters メニュー

Saved Filters は、コマンド ツールバーの右側、Refresh (更新) の隣にあります。クリックするとドロップダウン メニューが開き、次の項目が表示されます。

• Save Current Filter (現在のフィルターを保存) — 有効なフィルターをプリセットとして保存します。
• Copy Link to Filter (フィルターへのリンクをコピー) — フィルター済みビューへのリンクをクリップボードにコピーします。
• 区切り線に続いて、保存済みのプリセット (1 プリセットにつき 1 項目)、またはプリセットがない場合は No saved filters yet (保存済みのフィルターはまだありません) というテキスト。

Save Current Filter と Copy Link to Filter は、フィルター ペインまたは列ヘッダーからのフィルターが 1 つ以上有効な場合にのみ使用できます。有効なフィルターがない場合、どちらの項目も無効になります。

現在のフィルターを保存する

1. 必要なフィルターを、フィルター ペイン、列ヘッダー、またはその両方で設定し、適用されていることを確認します (テーブルの上のフィルター チップに表示されます)。
2. Saved Filters を開き、Save Current Filter をクリックします。
3. ダイアログの Filter Name (フィルター名) ボックスに名前 (最大 80 文字) を入力し、Save (保存) をクリックします。名前にスペース以外の文字が 1 文字以上含まれるまで、Save ボタンは無効のままです。Cancel (キャンセル) をクリックすると、保存せずにダイアログが閉じます。

新しいプリセットは、すぐに Saved Filters メニューに表示されます。同じ名前で別のフィルターを保存すると、以前のプリセットが置き換えられます。

プリセットを適用する。 Saved Filters メニューでプリセットの名前をクリックします。プリセットのフィルターが、その時点で有効なすべてのもの (ペインや列ヘッダーからのフィルター) を置き換え、テーブルが最初のページから再読み込みされます。適用されたフィルターはチップとして表示されます。

プリセットを削除する。 各プリセット項目は分割ボタンになっています。名前をクリックするとプリセットが適用され、右側の矢印をクリックすると Delete (削除) を含むサブメニューが開きます。削除するとプリセットは確認なしですぐに削除されますが、現在適用されているフィルターは変更されません。

プリセットの保存場所

プリセットは、作成した Web パーツ インスタンスおよびリストと関連付けられて、ブラウザーのローカル ストレージに保存されます。SharePoint リストやユーザー プロファイルには何も書き込まれません。そのため、保存は即座に行われ、他の人には見えませんが、次のことを知っておく必要があります。

プリセットが、リストに存在しなくなった列を参照している場合、プリセットの適用時にその条件はスキップされ、残りの条件は通常どおり適用されます。

フィルターを同僚と共有したい場合や、ブラウザーに依存しないようにしたい場合は、代わりにフィルター リンクを使用します。

フィルターへのリンクをコピーする

Copy Link to Filter は、現在のページのアドレスにクエリ文字列パラメーター lff を 1 つ追加したアドレスを作成し、クリップボードにコピーします。緑色のメッセージ Link to the current filter copied to the clipboard (現在のフィルターへのリンクをクリップボードにコピーしました) で操作が確認できます。このパラメーターにはフィルター条件が圧縮された形式で含まれているため、複数の条件があってもリンクは比較的短く保たれます。

リンクは、それを作成した Web パーツに宛てたものです。誰かがリンクを開くと、その Web パーツがパラメーターを読み取って条件を適用し、アドレス バーからパラメーターを削除します。これにより、ページを再読み込みしたり、後で Back (戻る) ボタンを使用したりしても、ユーザーがその後に行った変更の上にフィルターが再適用されることはありません。

次の点に注意してください。

• リンクは条件を適用するだけで、アクセス権は付与しません。リンクを開いた同僚には、アクセス許可のある項目のみが表示され、ページ自体にもアクセスできる必要があります。
• リンクは、ページを開いたときに 1 回だけ適用されます。その後は、ユーザーが通常どおりフィルターを変更または解除できます。
• ページに複数の List Filter Online Web パーツが含まれている場合、リンクを作成した Web パーツだけがフィルターを適用し、他の Web パーツは独自の状態を保ちます。ページ外で作成されたリンク (最後のセクションを参照) は、ページ上の任意の Web パーツに宛てられており、それぞれの Web パーツで適用されます。
• リストに存在しなくなった列の条件はスキップされます。

前回のフィルターを記憶する

管理者は、Web パーツの設定の Filter pane (フィルター ペイン) グループで、Remember the user's last filter (ユーザーの前回のフィルターを記憶する) をオンにできます。このオプションがオンの場合、Web パーツは、ペイン、列ヘッダー、プリセット、リンクのいずれかから適用したフィルターを保存し、次回ページを開いたときに復元するため、前回の続きから作業できます。

この動作の詳細は次のとおりです。

• 記憶されたフィルターは、プリセットと同じ場所、つまりこの Web パーツとこのリストについて、お使いのブラウザーに保存されます。個人用であり、別のブラウザーやデバイスには引き継がれません。
• フィルター リンクが優先されます。lff パラメーター付きのリンクからページを開くと、記憶されたフィルターの代わりにリンクの条件が適用され、それが新しい記憶されたフィルターになります。
• フィルターが復元されないようにするには、ページを離れる前にフィルターを解除します。ペインの Clear Filter (フィルターのクリア) か、チップの下の Clear all the filters (すべてのフィルターをクリア) を使用します。空のフィルターは「フィルターなし」として記憶されます。
• 管理者がこのオプションをオフにすると、保存されたフィルターは破棄されます。

Open in List Filter コマンドで作成されるリンク

製品パッケージには、ネイティブの SharePoint リストおよびライブラリ用のコマンド Open in List Filter も含まれており、管理者がテナントで有効にできます。このコマンドは、List Filter Online Web パーツを配置したページを新しいタブで開き、ネイティブ リストで選択した項目を、同じ lff パラメーターを通じてフィルター (ID is one of ...) として渡します。このようなリンクは、対象ページ上の任意の List Filter Online Web パーツに宛てられています。このコマンドとそのセットアップについては、KB10254. ネイティブ SharePoint リストから選択した項目を List Filter Online で開くで説明しています。

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フィルター ペイン、列メニュー、フォルダー、項目のコンテキスト メニューなど、Web パーツの日常的な使い方については、KB10252. List Filter Online: エンド ユーザー向けクイック ガイドで説明しています。